Podstawowym wymaganiem formalnym jest podpisanie umowy z PCSS, który jest organem weryfikującym wnioski o pozyskanie certyfikatu. Tekst umowy nie podlega negocjacjom i jest jednakowy dla wszystkich instytucji.

Umowa zawiera trzy grupy obowiązkowych i podlegających weryfikacji danych:

1. Pełną nazwę instytucji uprawnionej

   Nazwa i status instytucji musi zostać potwierdzona stosownym dokumentem potwierdzającym jej istnienie (np. wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego rejestru, jeżeli dana instytucja podlega takiemu wpisowi, a w przypadku uczelni wyższej - zaświadczenia wystawionego przez ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego) oraz potwierdzającym odpowiednie umocowanie prawne osoby podpisującej umowę. W przypadku podpisywania umowy przez inną osobę niż wymienioną w wypisie niezbędne jest dołączenie odpowiedniego pełnomocnictwa.

2. Listę osób (wraz z wzorami ich podpisów), którę będą przedstawicielami instytucji.

   Tylko osoby wymienione w umowie będą mogły podpisywać wnioski o wydanie certyfikatu.

3. Listę domen

   Certyfikaty mogą być tworzone tylko dla serwerów, których nazwy zawierają się w domenach wynienionych na liście. Na liście mogą się znajdować tylko takie domeny, które bezpośrednio należą do instytucji podpisującej umowę.

PCSS będzie weryfikować dane instytucji przy podpisywaniu umowy oraz dane dotyczące certyfikatu dla każdego wniosku. PCSS będzie przyjmował jedynie wnioski od osób wskazanych w umowie. W przypadku jakichkolwiek niezgodności nie będzie możliwe pozyskanie certyfikatu.

Dodatkowo instytucja powinna wyznaczyć administratora, który będzie odpowiedzialny za późniejszą instalację certyfikatu. Dane administratora są wpisywane we wniosku o wydanie certyfikatu.